Chartre des remboursements au FAC Athlétisme

Mise à jour du 28/08/2023

        Ce document est la référence qui donne le cadre précis et les règles de remboursement au Forez Athletic Club. Ce document sera mis à jour et validé chaque année, par le Comité directeur du FAC.

Les remboursements de frais au FAC ne sont que des indemnités, qui ont pour seul objectif d’atténuer les frais réels occasionnés par les déplacements en compétitions officielles et pour les formations.

Ø  REGLES GENERALES

- L’indemnisation est calculée, par défaut, suivant le kilométrage A/R depuis le stade des Bulleux – Andrézieux Bouthéon jusqu’au lieu de compétition ; sauf si le lieu d’hébergement est plus proche du lieu de compétition.

- Les remboursements ne pourront être effectués qu’à partir d’une fiche de note de frais correctement remplie avec tous les justificatifs. Les documents vierges sont à récupérer dans le hall d’accueil ou sur le site internet du club.

- Les notes de frais remplies, et avec tous les justificatifs agrafés (factures papier et facturette) sont à déposer dans la boite aux lettres prévue à cet effet (dans le hall d’accueil du FAC), pour validation et remboursement, au plus tard 1 mois après le déplacement.

- L’indemnisation sera versée par les trésoriers du FAC, sous réserve de conformité avec la Charte des déplacements, après validation de la note de frais par le président du club, et dans un délai d’un mois maximum.

      Ø  CONDITIONS GENERALES DE REMBOURSEMENT

Ž TRANSPORT

En fonction du type de compétition et du nombre de participants, l’organisation du déplacement est à la charge du club (bus). Néanmoins, le cas échéant :

     -          Tout déplacement devra être prioritairement collectif (co-voiturage)

-          Les déplacements en train pourront être acceptés sur validation en amont du BD

-       Les amendes liées au code de la route seront à la charge du conducteur. Les amendes SNCF seront à la charge de la personne prise à défaut

-         Seul les déplacements des athlètes, jurys, entraîneurs, dirigeants en formation, chauffeurs peuvent être remboursés

-    Seront pris en charge les types de déplacements ci-dessous, pour lesquels le club n’organiserait pas de déplacement collectif. Lorsqu’il y a un déplacement en car ou en minibus organisé par le club, aucun remboursement de frais de déplacement ne sera effectué (sauf si le nombre de places disponibles en car ou mini bus est inférieur au nombre d’athlètes, jurys et entraîneurs concernés).

-        Des demandes exceptionnelles de remboursement pourront être accordées dans le cas où certains athlètes, pour des raisons professionnelles, scolaires ou de domiciliation, ne pourront prendre part au déplacement collectif organisé par le club. Cette demande devra être effectuée 1 mois avant le début de la compétition afin d’être appréciée par le CD, demande effectuée par mail à fac042021@gmail.com

·         Championnats régionaux AURA

·         Championnats de zone Loire et Volcans

·         Championnats nationaux

·       Sélection aux stage de Ligue ou nationaux si ceux-ci ne sont pas déjà pris en charge par la structure organisatrice

·         Formations fédérales officielles

·         Missions pour le besoin du club

-      Aucun remboursement ne sera effectué pour des déplacements dans la Loire et sur Monistrol

Pour les autres déplacements exceptionnels (hors championnat officiel à partir du niveau régional), une demande devra être faite au comité directeur du FAC au moins 1 mois avant le déplacement. Le Comité Directeur pourra, dans certains cas très exceptionnels, accorder le remboursement des frais de déplacement. Dans tous les cas, cet accord de remboursement des frais ne pourra être donné qu’avant le déplacement, et en aucun cas une fois le déplacement effectué.

 Barème de remboursement – 2 possibilités

1 – Indemnité kilométrique

            ·         0.25€ du km pour 1 personne

·         0.30€ du km pour 2/3 personnes

·         0.37€ du km pour 4 personnes

·         Dans le cas d’un déplacement en train : 2^nde classe uniquement sur présentation de justificatifs nominatifs

Les frais de péage sont remboursés sous justificatifs (facture, ticket de péage)

La fiche de demande de remboursement détaillée doit être remplie avec le nom des athlètes présents dans la voiture

2 – Frais réel

Frais réels d’essence et de péage, détaillés sur une note accompagnée des justificatifs

ä FRAIS DE RESTAURATION 

Pour les compétitions sur une journée : les repas de midi en cours de compétition seront à prévoir par les athlètes.

Pour les déplacements supérieurs à une journée avec hébergement :

o    Le repas du jour du déplacement sera apporté par les athlètes.

o    Le club prend en charge le repas de midi de la 2^ème journée de compétition sur la base de 6€ par personne maximum.

o    Le club prend également en charge, avec un maximum conseillé, le repas du soir à 18€ par personne ainsi que 6€ pour le petit déjeuner

o    Si repas à prendre sur le trajet du retour, il pourra être pris en charge par le club à hauteur maximal de 10€.

Des cas particuliers seront étudiés par le CD. Demande à déposer un mois avant la date de l’évènement à fac042021@gmail.com : Meeting, marathon, semi-marathon, 100kms, marche sur route…

Ce sont les entraîneurs ou responsables encadrant le déplacement qui gèreront ces repas collectifs, et règleront de manière collective le repas.

 ã FRAIS D’HEBERGEMENT

Dans le cadre de déplacements organisés par le club, la réservation et la prise en charge de l’hébergement sera effectuée UNIQUEMENT par le club. L’entraineur salarié référent enverra un tableau demandant à chaque athlète si besoin d’une réservation d’une chambre d’hôtel.

Les chambres d’hôtel réservées pour les athlètes et entraineurs sont, à minima, sur la base de lits jumeaux.

En dehors des athlètes prenant part à la compétition, des juges et des entraineurs licenciés FAC, aucune autre prise en charge ne sera acceptée et sera automatiquement refacturée.

Les chambres d’hôtel individuelles, prises à la demande de l’athlète et/ou entraineur seront refacturées à l’utilisateur ; les bourses PEC pourront être utilisées à cet effet.