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Document d’organisation des entraînements
et des compétitions au FAC
~ Version 6 -
Ce document rédigé par les entraîneurs du FAC et validé par le comité directeur, a pour objectif de donner un cadre à l'organisation des entraînements et des compétitions au FAC, pour en assurer l'efficacité et le bon déroulement. Ce document sera si besoin mis à jour en réunion entraîneurs et validé par le comité directeur.
Sommaire
Cliquez sur les titres des différentes parties pour accéder au texte
I.1 - Politique générale d’entraînement
I.2 - Les groupes d’entraînement
I.2.1 - Structuration des groupes.
I.2.2 - L’entraîneur référent.
I.2.3 - Changement de groupe d’entraînement (pour les cadets et plus)
I.2.4 - Gestion du passage en cadet pour les minimes 2.
I.3.1 - Le pointage des athlètes.
I.3.4 - Gestions des cas particuliers.
I.4 - Comportement des athlètes
I.4.2 - Sanctions en cas de non respect des consignes, et des règles.
I.5 - Remplacement des entraîneurs en cas d’absence
I.6 - Délégation d’entraînements à un entraîneur d’un autre groupe
I.7 - Définition du calendrier des entraînements :
I.7.2 - Pour les cadets et plus.
I.8 - Les installations et le matériel
I.8.1 - Utilisation des installations.
I.8.2 - Gestion de l’utilisation des installations.
I.8.3 - Utilisation du matériel.
I.8.4 - Rangement du matériel.
I.9 - Les stages de club
I.10 - Les règles de sécurité
II.1 – Le calendrier des compétitions
II.1.1 - Définition des objectifs de club pour chaque compétition.
II.1.2 - Diffusion du calendrier des compétitions aux athlètes.
II.1.3 – Diffusion des convocations.
II.2 - Gestion des compétitions
II.2.1 - Organisation générale de la participation du FAC à une compétition.
II.2.2 - Les jurys lors des compétitions.
II.2.3 - Gestion et organisation des déplacements en compétition.
II.2.4 - Participation aux compétitions.
II.3 – Les frais de déplacement
II.4 - Constitution des équipes interclubs
III.1 – Les réunions entraîneurs
III.1.1 - Organisation générale.
III.1.2 - Planification générale des réunions entraîneurs sur l’année.
III.2 - Répartition des responsabilités
I.1 - Politique générale d’entraînement :
Le groupe des entraîneurs du FAC devra s’efforcer d’avoir une politique commune d’entraînement au sein du club. Pour cela des temps d’échange et de concertation (réunions entraîneurs, formations d’entraîneurs internes au club) seront organisés. De plus, il est souhaitable que les entraîneurs communiquent et échangent sur leur méthode d’entraînement lors de temps informels.
Chaque groupe d’entraînement doit suivre la politique générale d’entraînement du club définie par le comité directeur et les entraîneurs. Cette politique d’entraînement sera ensuite déclinée de différentes manières pour correspondre aux particularités de chaque groupe.
Le cadre général de la politique d’entraînement du club est défini autour de plusieurs points :
- Pour les jeunes catégories, le FAC privilégie un développement physique sain avant la recherche de la performance à tout prix.
- L’objectif est également de donner à tous ces jeunes athlètes une formation athlétique de base la plus complète possible, ils s’entraînent donc dans toutes les disciplines de l’athlétisme sans se spécialiser, jusqu’à la catégorie Minime.
- Le FAC privilégie autant que possible les compétitions par équipes et les stages en commun afin de maintenir et développer une ambiance de club motivante pour tous.
- Le FAC entraîne tous les athlètes qui le souhaitent sans discrimination de niveau, à condition qu’ils respectent les règles du club, et les exigences communes de leur groupe d’entraînement.
- Pour les jeunes la participation à un minimum de compétitions est une obligation (notamment les championnats et les compétitions organisées par le club).
- Le FAC attend de ses athlètes (à partir de Cadets) qu’ils communiquent clairement leurs objectifs sportifs à leur entraîneur référent afin que celui-ci puisse mettre en place un plan d’entraînement adapté et qu’ils participent régulièrement aux entraînements.
- Le FAC cherche à développer pour les adultes de nouvelles pratiques de l’athlétisme plus tournées vers le loisir et le sport santé, en incitant les athlètes à mesurer régulièrement leurs progrès.
La politique générale d’entraînement du FAC sera validée (et modifiée si besoin) chaque année en réunion entraîneurs, et en comité directeur.
I.2 - Les groupes d’entraînement :
Le FAC est organisé en différents groupes d’entraînement. Tous les athlètes du club doivent être rattachés à un groupe d’entraînement (sauf exception voir § I.3.3).
I.2.1 – Structuration des groupes :
Chaque groupe d’entraînement doit être structuré avec des caractéristiques et une organisation clairement définies :
- Nom des entraîneurs et qualification (+ spécialités éventuellement)
- Les disciplines entraînées (Chaque groupe d’entraînement concerne des spécialités différentes pour les garçons et les filles afin que les différents groupes ne soient pas en concurrence)
- Les exigences particulières et conditions d’entraînement du groupe.
- Les horaires et jours des entraînements (+ éventuellement le type d’entraînement)
- Le nom du (des) responsable(s) pour chaque entraînement (gestion du groupe + sécurité + gestion des installations : éclairage, fermeture des portes...)
- Eventuellement la philosophie générale du groupe
Ces définitions de groupe seront enregistrées dans un document intitulé "Présentation des groupes d’entraînement" qui sera réactualisé chaque année.
Ce document permettra également une meilleure information pour les jeunes souhaitant rejoindre un groupe.
S’il y a des changements importants en cours de saison concernant un groupe ils devront être communiqués au coordinateur général des entraîneurs, pour que la fiche "Présentation des groupes d’entraînement" soit mise à jour.
I.2.2 - L’entraîneur Référent :
Pour faciliter et clarifier la gestion des différents groupes d’entraînement, le comité directeur désigne un entraîneur responsable appelé « Entraîneur référent ». Pour le groupe qu’il encadre, celui-ci a la responsabilité de:
- Gérer et planifier sur l’année l’entraînement des athlètes, afin d’en assurer la cohérence par rapport aux objectifs établis par les athlètes et par le club.
- S’assurer de la sécurité de chaque athlète
- S’assurer que chaque athlète s’entraîne toujours sous la responsabilité d’un entraîneur, (ou au minimum d’un responsable majeur si l’activité ne nécessite pas de matériel).
- Coordonner le planning et les modalités de l’entraînement avec les autres entraîneurs (qui fait quoi ? comment ? ...) afin d’assurer une cohérence au sein du groupe.
- Assurer la cohésion et la communication au sein de l’équipe d’entraîneurs de son groupe. (faire passer les informations, gérer les problèmes...)
- S’assurer du pointage de chaque athlète lors de chaque entraînement (pour les catégories Eveils Athlétiques, Poussins, Benjamins, et Minimes)
- Remplir et retourner tous les documents relatifs à son groupe d’entraînement, après discussion avec les autres entraîneurs. (fiche d’entraînement pendant les vacances, fiche de présentation des groupes d’entraînement...)
- S'assurer que tous les athlètes de son groupe sont bien licenciés au plus tard début Octobre en coordination avec le responsable des licences
- Communiquer au coordinateur général des entraîneurs, ou au comité directeur tous les problèmes et requêtes relatifs au groupe d’entraînement.
I.2.3 - Changement de groupe d’entraînement (pour les cadets et plus)
Les athlètes qui souhaitent changer de groupe d’entraînement, doivent en faire la demande en début de saison durant le mois de septembre (ces demandes seront également possibles pendant le reste de la saison, mais uniquement pour des raisons exceptionnelles). Tout changement de groupe d’entraînement pour un athlète doit se faire obligatoirement avec l’accord explicite des deux entraîneurs référents concernés.
Pour les cas plus difficiles et en particulier en cas de désaccord de l'un des entraîneur, la demande sera faite par écrit sur le formulaire "Demande de changement de groupe d’entraînement". Les motivations de l’athlète ainsi que l’avis des deux entraîneurs référents concernés devront être clairement notifiés sur cette fiche. L’autorisation de changer de groupe sera donnée ou refusée par le comité directeur du FAC après avoir étudié ces éléments.
I.2.4 - Gestion du passage en cadet pour les minimes 2.
Pour faciliter et améliorer le passage des minimes « deuxième année » en cadet, mais aussi éviter de perdre des athlètes lors de cette transition charnière, nous devons anticiper et donner à ceux-ci les moyens de faire le choix qui leur convient le mieux. Pour cela, plusieurs éléments doivent être mis en place : (sous la responsabilité de l’entraîneur référent des minimes)
- Une fiche d’information sur les groupes de spécialités doit être diffusée mi-mai aux minimes 2 (cf "fiche de présentation des groupes d’entraînement").
- Des possibilités de séances d’essai dans les groupes de spécialités doivent être proposées durant le mois de juin. (séance d’essai avec dates définies et inscription)
- Chaque minime 2 doit faire un 1er choix de son groupe de spécialité (non définitif) fin juin.
- Le choix de son groupe de spécialité définitif doit être fait courant septembre.
I.3.1 – Le pointage des athlètes :
Pour des questions de suivi et de responsabilité, nous devons savoir quels athlètes nous avons sous notre responsabilité. De ce fait, pour les catégories Eveils Athlétiques à Minimes, un pointage des athlètes présents doit être effectué au début de chaque entraînement sur les fiches prévues à cet effet. Ce pointage doit également faciliter le suivi de la distribution des convocations. De plus, tous les nouveaux athlètes que nous accueillons aux entraînements en séance d’essai, doivent remplir une « fiche de pré inscription ».
I.3.2 - Gestion des licences :
Il est obligatoire que tout athlète qui s’entraîne soit licencié, ne serait-ce que pour des problèmes de responsabilité et d'assurance en cas d’accident. De plus, les performances des athlètes non licenciés ne sont pas prises en compte ce qui pose de gros problèmes pour les compétitions par équipe.
Pour éviter tous ces problèmes, la première chose à faire est de demander ou rappeler aux athlètes de renouveler leur licence dès la rentrée début Septembre.
Tous les athlètes du club doivent être licenciés au 30 septembre. Pour cela, voici la procédure à suivre dans chaque groupe :
à Fin septembre : Chaque entraîneur référent fait passer au Responsable Licence: Maguy GRANGE, la liste des athlètes qui font partie de son groupe d’entraînement. (Pour les EA à MI : photocopie de la fiche de pointage complétée)
à Avant le 1er octobre : La liste des athlètes non licenciés de chaque groupe est donnée aux entraîneurs référents qui en informent les athlètes concernés. Ces athlètes ont 15 jours pour régulariser leur licence.
à A partir du 15 octobre: Les athlètes non licenciés, n'ayant pas régularisé leur situation (sauf motif valable), sont refusés à l’entraînement tant qu’ils n’ont pas rendu leur dossier d’inscription complet. Les entraîneurs référents sont avertis dès qu’un de leur athlète non licencié a rendu son dossier complet.
Pour les athlètes qui arrivent en cours de saison, ils ont 2 séances d’essai pour voir, puis quinze jours pour se licencier.
Cette procédure doit également permettre de détecter et gérer dès la fin du mois de septembre le cas des athlètes qui ne sont pas rattachés à un groupe d’entraînement.
Pour gérer le cas de certains athlètes majeurs qui ne souhaitent pas être rattachés à un groupe d’entraînement, une personne référente sera définie. Cette dernière, aura pour rôle de permettre une bonne communication des informations, et d’intégrer le plus possible ces athlètes à la vie du club. Il sera également demandé à ces athlètes de participer, en fonction de leurs possibilités, aux compétitions prioritaires pour le club (Championnats et Interclubs).
I.3.4 – Gestions des cas particuliers :
La gestion des cas particuliers (tel que l’entraînement des athlètes qui ont des problèmes physiques), doit se faire en concertation, notamment en réunion entraîneurs, ou avec le comité directeur. Il sera alors possible de décider ensemble au cas par cas, des dispositions prises par rapport à l’entraînement des athlètes en question.
La gestion générale de ces divers problèmes, doit être faite dans l’intérêt de l’athlète. Cependant, en cas de problèmes entre entraîneurs et athlètes, le club privilégiera le maintien de l’entraîneur pour stabiliser la structure d’entraînement.
I.4 - Comportement des athlètes :
Chaque entraîneur doit veiller au comportement des athlètes dont il a la responsabilité, pour conserver une bonne ambiance et de bonnes conditions d’entraînement à chacun. Cela veut dire que chaque entraîneur doit veiller à ce que ses athlètes :
- aient une attitude respectueuse envers les entraîneurs, les jurys, les autres athlètes, et les autres groupes d’entraînement, ....
- respectent les consignes de sécurité pour qu’ils ne se mettent jamais en danger, et qu’ils ne mettent jamais les autres en danger.
- ne perturbent pas l’entraînement des autres athlètes et des autres clubs en cas d’entraînements simultanés.
- respectent le règlement du club, et les conventions signées par le FAC qui les concernent.
- soient sensibilisés et informés sur le dopage et ses dangers (les produits interdits, les conduites « dopantes », les erreurs à ne pas faire...)
I.4.2 - Sanctions en cas de non respect des consignes, et des règles :
Les grandes étapes en cas de problèmes sont dans l’ordre : (si le problème persiste)
1 - Information et discussion du problème avec l’athlète en question.
2- Avertissement formel par l’entraîneur référent et information du problème au Président du FAC. Explication des sanctions encourues en cas de récidive.
3 - Convocation du ou des athlètes en question par le Président du club + si possible les entraîneurs du ou des athlètes en question.
4 - Interdiction de pratiquer certaines disciplines, ou d’utiliser certains matériels.
5 - Exclusion temporaire de l’entraînement (décision prise par le Président du FAC)
6 - Convocation par le Comité Directeur avec possibilité d’exclusion définitive du club.
à Toutes ces dispositions sont bien sûr à adapter en fonction de la gravité du problème et de l’âge de l’athlète.
I.5 - Remplacement des entraîneurs en cas d’absence :
I.5.1 - Pour les groupes EA - PO - BE - MI :
L’entraînement étant assuré par un groupe d'entraîneur il n'est pas toujours indispensable que ceux-ci soient tous présents. Un planning de présence est donc établi afin de vérifier qu'il y a suffisamment d'entraîneurs présents pour chaque séance. Ce planning est sous la responsabilité de l'entraîneur référent. En cas de nombre insuffisant un appel est fait auprès d'athlètes ou de parents pour venir aider. Dans le cas extrème où il n'est pas possible d'assurer un entraînement correct la séance d'entraînement est annulée et les parents sont informés.
I.5.2 - Pour les groupes CA et au-dessus :
L’entraîneur absent doit rechercher un entraîneur disponible et volontaire pour son remplacement puis il informera ses athlètes et Hervé Colin de ce changement. Dans le cas extrème où il n'est pas possible d'assurer un entraînement correct la séance d'entraînement est annulée et les parents sont informés.
I.6 - Délégation d’entraînements à un entraîneur d’un autre groupe :
Il est parfois nécessaire pour un athlète de s’entraîner avec un entraîneur extérieur à son groupe d’entraînement, pour répondre à des besoins particuliers.
Toutefois ceci doit se faire uniquement dans le cadre d’une « délégation d’entraînement » et répondre à certaines règles, à savoir :
- La décision de déléguer une partie de l’entraînement d’un athlète est prise par l’entraîneur référent de l’athlète en question, et ceci uniquement si cet entraînement ne peut pas être effectué au sein de son groupe.
- Pour déléguer des entraînements, l’entraîneur référent de l’athlète doit voir l’entraîneur concerné et fixer avec lui le cadre de cette délégation d’entraînement, c'est-à-dire : les dates, la durée, les objectifs, le(s) athlète(s) concerné(s), et les éléments particuliers à prendre en compte pour ces entraînements.
- C’est seulement après accord des deux entraîneurs que ces entraînements « délégués » pourront commencer.
- L’entraîneur référent devra régulièrement se tenir informé du déroulement de ces entraînements (progrès de son athlète, éléments travaillés, problèmes rencontrés...).
De ce fait, chaque entraîneur refusera d’entraîner tous les athlètes extérieurs à son groupe s’il n’a pas l’accord préalable et explicite (avec les dates, objectifs, athlètes concernés) de l’entraîneur référent des athlètes concernés.
Entraînements optionnels :
Ils s’adressent aux minimes (et éventuellement aux benjamins) sur proposition de leur entraîneur référent et avec les mêmes règles que la délégation d’entraînement entre entraîneurs (accord de l’entraîneur référent de l’athlète et de l’entraîneur qui réalise l’entraînement optionnel). Ces entraînements optionnels n’ont lieu d’être que si un athlète a besoin d’approfondir un point particulier d’une discipline, et que ceci n’est pas possible avec son groupe d’entraînement. Ils ne s’adressent évidemment qu’aux athlètes qui participent déjà régulièrement aux 2 entraînements de la semaine. Les entraînements optionnels sont limités à 1 heure par semaine en Minimes et 1 heure toutes les deux semaines en moyenne en Benjamins.
I.7- Définition du calendrier des entraînements :
La définition du "calendrier des entraînements" est faite par groupe, en concertation lors des réunions entraîneurs de juin et septembre pour la période hivernale, et lors de la réunion de janvier / février pour la période estivale. Ce "calendrier des entraînements" sera ensuite diffusé aux familles des athlètes par courrier (début octobre pour la saison hivernale et début mars pour la saison estivale).
Pour rester cohérent, et éviter les problèmes de communication, mais aussi pour respecter le calendrier défini conjointement, aucun autre entraînement ne pourra être supprimé (sauf raison exceptionnelle validée par le comité directeur). Il appartient donc à chaque entraîneur absent de se faire remplacer selon la procédure définie § I.5. Pendant les vacances, des entraînements en commun, dont la forme peut changer des entraînements habituels, pourront être organisés.
I.7.2 - Pour les cadets et plus :
La décision par rapport au calendrier des entraînements est prise dans chaque groupe par l’entraîneur référent en concertation avec les autres entraîneurs du groupe. Les dates et horaires des entraînements habituels, ainsi que les dates de tous les entraînements annulés ou décalés devront être affichées clairement au club, et communiquées à tous les athlètes concernés.
I.8 - Les installations et le matériel:
I.8.1 - Utilisation des installations :
Chaque entraîneur qui utilise les installations municipales, a la responsabilité de garder ces installations en état. Il a également la responsabilité d’éteindre toutes les lumières du gymnase (lorsqu'il l'utilise) et les projecteurs du stade, mais aussi de fermer toutes les portes de la tribune, du gymnase et de la piste s'il est le dernier à partir. C’est l’entraîneur qui ouvre ou éclaire qui doit fermer et éteindre.
Dans tous les cas le dernier entraîneur ou athlète qui quitte la piste, la tribune ou le gymnase doit s’assurer que les portes sont fermées à clef, et les lumières éteintes. S’il ne peut pas fermer, il devra prévenir Jean Marc GRANGE par téléphone au 04-77-36-45-60.
Attention : Il est interdit de diffuser les clefs des installations sans autorisation du Comité Directeur du FAC. La liste des détenteurs de clefs des installations sera tenue par Maguy GRANGE . Il est clairement rappelé, que la possession des clefs impose les responsabilités notées ci-dessus.
I.8.2 - Gestion de l’utilisation des installations :
- Les jours et horaires où des associations sont autorisées à utiliser le stade d’athlétisme sont affichés au club. Si une association utilise le stade sans autorisation, il est demandé à chaque entraîneur de le signaler à ces personnes, puis de le notifier à Jean-Marc GRANGE (pour protestation éventuelle auprès du club concerné ou de la Mairie). Ceci est important, car nous ne devons pas laisser s’installer des associations sans autorisation (cela pourrait conduire à des dérives). Il y a également dans ce cas un problème de responsabilité du club (notamment pour l’éclairage et la fermeture des portes, ainsi qu’en cas de dégradation...)
Toute association qui souhaite utiliser le stade d’athlétisme, ou le gymnase pendant les horaires d’entraînement du FAC doit en faire la demande écrite à la mairie et au président du FAC athlétisme, au moins 6 semaines à l’avance.
I.8.3 - Utilisation du matériel :
L’utilisation du matériel d’athlétisme et surtout des engins de lancer et de musculation, ne peut se faire qu’avec l’autorisation d’un entraîneur, et sous sa responsabilité.
Pour les athlètes des catégories Eveils athlétiques à Minimes, il est interdit d’entrer dans le local de matériel, et le local de musculation, sans être accompagné par un de ses entraîneurs.
I.8.4 - Rangement du matériel :
Chaque entraîneur avec l’aide de ses athlètes a la responsabilité de ranger le matériel qu’il utilise, aux emplacements prévus à cet effet, après chaque entraînement.
Une matinée de rangement et d’inventaire du matériel du club devra être organisée 1 à 2 fois par an.
Une fiche "Demande d’achat de matériel" ainsi que les catalogues de matériel sportif, sont disponibles au bureau du club. Chaque entraîneur qui souhaite que le club achète du matériel doit en faire la demande sur cette fiche. Le comité directeur étudiera ces demandes, et passera 1 à 2 fois par an, une commande de matériel.
L’organisation générale de chaque stage (planning, activités,...) est gérée par un entraîneur responsable du stage. Le choix du lieu des stages est fait en réunion entraîneurs (début septembre) sur proposition des différents entraîneurs.
Pour assurer le bon déroulement de chaque stage, nous devons énoncer clairement au moment des inscriptions (sur la convocation), les règles à suivre pendant le stage ainsi que les sanctions qui seront appliquées en cas de manquement à ces règles (en raison des responsabilités et des risques, nous devons en informer clairement au préalable les athlètes participants à chaque stage). Si nous n’énonçons pas clairement les règles (à chaque fois) nos exigences ne seront plus crédibles.
I.10 - Les règles de sécurité :
Voici les consignes de sécurités de base à appliquer obligatoirement dans tous les groupes. Cette liste n’est pas exhaustive, et toutes les activités athlétiques doivent êtres réalisées sous la responsabilité d’un entraîneur, qui complètera ces consignes si besoin en fonction des conditions.
Chaque athlète doit :
- Regarder s’il n’y a personne qui court avant de traverser les couloirs de la piste d’athlétisme, ou les pistes d’élan de la longueur, de la perche, et de la hauteur.
- Ne jamais traverser la pelouse centrale, quand il y a des lancers, car les engins peuvent retomber très loin (surtout lors des compétitions).
- Ne jamais franchir une haie à contre sens.
- Signaler aux entraîneurs tous incidents et tous comportements anormaux, ou dangereux d’une personne.
Pour les lancers :
Généralités :
Les athlètes ne pourront lancer qu’après avoir eu l’autorisation de leur entraîneur. (ceci est valable pour tous les jets même ceux très court). De la même manière, les athlètes ne pourront se déplacer dans la zone de chute pour récupérer leur engin, qu’avec l’autorisation de leur entraîneur. Tous les athlètes qui ne lancent pas doivent se trouver au moins
La zone de lancer (zone de chute et zone autour des lanceurs) devra être suffisamment dégagée et visible pour éviter tout accident.
- Disque : Les lancers collectifs (en même temps) ne peuvent se faire que sans élan, et sur une ligne décalée, ou en cercle, afin qu’un engin échappé ne puisse pas percuter un athlète. (Lancers en ligne décalée en « V » avec gauchers et droitiers séparés ou encore en étoile)
- Marteau et Disque : Les lancers de marteau et disque avec élan (tour ou volte) doivent obligatoirement se faire dans la cage de lancer.
- Javelot : Les javelots doivent être manipulés précautionneusement et transportés verticalement. Les athlètes doivent se déplacer sans courir et calmement pour aller chercher leur javelot dans la zone de chute.
Pour la perche :
Une attention particulière doit être apportée aux perches de compétition pour ne par les laisser retomber au sol et éviter qu’elles prennent des impactes qui les fragiliseraient (risque de rupture de la perche en flexion).
Ces consignes devront être expliquées et rappelées par les entraîneurs aussi souvent que nécessaire pour qu’elles soient appliquées par tous les athlètes. En cas de non respect de ces règles voir paragraphe I.4.2
II.1 – Le calendrier des compétitions :
II.1.1 - Définition des objectifs de club pour chaque compétition :
Lors des réunions entraîneurs de juin/septembre et de janvier/février, sont définies les compétitions auxquelles le club participe pour le semestre suivant.
Pour chacune de ces compétitions, sera définie :
- La position du club par rapport à la participation des athlètes. C'est-à-dire si la participation est : obligatoire, très fortement souhaitée, encouragée, facultative, libre (à adapter en fonction des différents groupes)...etc...
- Les objectifs du club. Par exemple : objectif de faire participer le plus d’athlètes (déplacement club éventuellement), objectifs de résultats...etc...
Certains de ces objectifs de club pourront être donnés par le Comité Directeur du FAC
- Le type de déplacement (si c’est possible): Déplacement en car, déplacement groupé en voiture, déplacement individuel...etc... (Le mode de déplacement sera ensuite validé par le Président ou le Comité Directeur du club)
Pour les compétitions par équipes, chaque entraîneur référent donnera son avis sur la participation des athlètes de son groupe, puis une décision commune sera prise afin de répondre de manière cohérente aux objectifs de compétition du club. Dans tous les cas, le responsable des entraîneurs veillera à garder une cohérence de club, par rapport à la participation des différents groupes.
II.1.2 - Diffusion du calendrier des compétitions aux athlètes :
Le calendrier des compétitions sera mis en ligne sur le site et sera envoyé aux athlètes début octobre pour la saison hivernale, et en mars pour la saison estivale. Ce calendrier sera aussi l’occasion de rappeler les exigences du FAC par rapport aux compétitions : Participation minimum des athlètes, accompagnement des parents, besoins de jurys. Un système d’inscription, pour les jurys et l’accompagnement en déplacement, sera mis en place.
II.1.3 – Diffusion des convocations :
Les convocations devront être diffusées 10 à 15 jours avant la compétition. Les convocations, devront comporter au minimum : la date, les horaires, et le lieu de la compétition, le mode de déplacement, l’heure de rendez-vous pour le départ du FAC (s’il y en a un), ou l’heure de rendez-vous sur place. Pour les championnats, les organisations du FAC et les compétitions par équipe, les convocations devront être nominatives pour les personnes concernées.
De plus les convocations du mois en cours et à venir seront mise en ligne sur le site du FAC
II.2 - Gestion des compétitions :
II.2.1 – Organisation générale de la participation du FAC à une compétition :
Hervé Colin est responsable de l'organisation générale des déplacements en compétition (surtout les championnats, et compétitions par équipes) en coordination avec le Président du club et les entraîneurs concernés (en cas d'impossibilité il devra déléguer cette responsabilité. Il devra :
- S’assurer qu’il y a suffisamment de personnes acceptant d’officier comme jury en fonction du nombre d’athlètes (à partir des réponses des parents). En cas de problème, il devra en référer au responsable des jurys.
- Vérifier qu’il y a suffisamment d’entraîneurs pour encadrer la compétition. En cas de problème, il devra voir le Président du club si besoin.
- Réserver le car, l’hébergement, et le lieu de restauration avec l’accord du Président ou du Comité Directeur.
- Vérifier que tous les athlètes sont licenciés (pour les compétitions par équipe) et faire les engagements informatiques.
- Tenir à jour un tableau de suivi de l'état de préparation des compétitions
II.2.2 - Les jurys lors des compétitions :
Un planning des compétitions avec les besoins prévisibles en juges, esra diffusé aux Juges officiels en Septembre et en Février pour qu'ils puissent réserver les dates où ils acceptent d'officier. Le responsable des jurys André RULLIERE sera chargé d'équilibrer les participations de chacun, de les informer des dates où ils sont retenus et de trouver des renforts si nécessaire.
Des formations internes ou en collaboration avec le CAL seront organisées pour donner les bases des règlements aux jurys débutants. Certaines personnes plus expérimentées seront encouragées à suivre les formations pour devenir Officiel Régional.
Si nous n’avons pas suffisamment de jurys pour participer à une compétition, le FAC avec l’accord du Président du club, se réserve le droit de refuser la participation de ses athlètes (notamment pour éviter des sanctions financières).
II.2.3 - Gestion et organisation des déplacements en compétition :
Chaque fois que cela le mérite (distance et nombre d’athlètes concernés), le FAC organise un déplacement, soit en car, soit avec des véhicules de location (décision par le Comité Directeur). S’il est nécessaire de loger sur place, le club prend également à sa charge les frais d’hôtel et éventuellement de restauration. Pour les athlètes participants, leurs entraîneurs et les jurys, tous ces frais sont pris en charge. Pour les accompagnateurs, une participation peut être demandée selon décision du Comité Directeur.
II.2.4 – Participation aux compétitions :
Sans un minimum de compétitions les entraînements perdent leur sens, les jeunes athlètes ne peuvent pas mesurer leurs progrès, et le FAC ne répond plus à sa vocation de club sportif. C’est pour cela qu’il est imposé aux athlètes des catégories Benjamins et Minimes de participer à au moins 6 compétitions (piste et cross confondus) sur l’année. De la même manière, les Eveils Athlétiques et les Poussins doivent participer à au moins 4 compétitions sur l’année.
Pour les Cadets, Juniors et Espoirs ils leur est également demandé une participation à un minimum de 6 compétitions dont les Championnats et les Interclubs (s'ils sont retenus dans l'équipe)
Pour ces catégories (Eveil Athlé à Espoir) une réduction de 40€ sera appliquée sur le tarif de la Licence pour ceux qui ont respecté l'engagement de participation aux compétitions (des dérogations pourront être appliquées pour blessure ou conditions particulières après avis de l'entraîneur référent)
II.3 – Les frais de déplacement :
Pour une bonne gestion des comptes, tous les frais engagés au nom du club (avec la carte ou le chéquier du FAC) devront être accompagnés d’un reçu, et notifié sur une fiche de frais (Attention il y a une fiche pour les paiements avec la carte bancaire, et une pour les paiements avec le chéquier du FAC)
Pour les demandes de remboursement de frais, il faut impérativement remplir un formulaire de note de frais auquel seront joints les justificatifs. Ces documents doivent être donnés au trésorier du club qui effectuera le règlement après validation du Président.
La « Chartre des remboursements au FAC » est le document de référence, qui fixe le cadre des remboursements, et leurs modalités.
Attention, il est rappelé que seuls les déplacements pour des stages ou les Championnats à partir du niveau régional seront susceptibles d’être remboursés, à condition qu’il n’y ait pas de déplacement organisé par le FAC. La base de remboursement est décidée par le Comité Directeur.
(cf « Chartre des remboursements au FAC »)
II.4 - Constitution des équipes interclubs:
Les équipes sont fixées par l’entraîneur désigné pour cette fonction, et en concertation avec les entraîneurs concernés.
Une première présélection est faite avant fin février afin d’établir un premier constat sur les 2 athlètes envisagés, ainsi que 2 à 3 remplaçants pour chaque épreuve. Pour cela, un listing des athlètes circule avec pour objectif de connaître pour chaque athlète :
- Sa ou ses disciplines de prédilection (Ses « spé »)
- La ou les épreuves dans lesquelles il se débrouille bien aussi
- Et enfin la ou les épreuves qu’il ferait « si nécessaire » (avec une idée de dépannage dans certaines épreuves au faible taux de candidats (!) ).
Tout cela permet ensuite d’établir une équipe type, non fixe bien entendu, et devra se transformer en convocations nominatives envoyées début mars et comportant :
- La ou les épreuves pour lesquelles l’athlète est présélectionné
- Un coupon réponse engageant clairement l’athlète à être là sur les 2 dates en cas de réponses positives quant à sa participation.
Dès réception de toutes ces réponses, une équipe type plus précise sera définie, et permettra alors de déterminer :
- Aux athlètes, les épreuves qu’ils ont davantage de chance de faire
- Les épreuves où il manque du monde en titulaire et/ou en remplaçant
- La mise en place ou non d’une deuxième équipe interclubs en catégorie Promotion, en fonction des personnes restées « sur la touche », et aussi en fonction des possibilités de jury.
- La mise en place au cas par cas, des entraînements « spécial interclubs » pour les athlètes dépannant sur une discipline qui n’est pas vraiment la leur. (Entraînements gérés (et pas forcément assurés (!) ) par le responsable des équipes interclubs). L’objectif étant quoiqu’il en soit de démarrer ces entraînements spécifiques le plus tôt possible dans la saison, soit courant mars si tout va bien…
III.1 – Les réunions entraîneurs :
III.1.1 - Organisation générale :
Des réunions entraîneurs seront organisées au minimum en Septembre, Janvier, Mars et fin Juin. Ces réunions seront gérées par Hervé Colin qui devra :
- Faire passer à tous les entraîneurs + le Président, une convocation et l’ordre du jour quelques jours à l’avance.
- Animer la réunion ou nommer un animateur de réunion.
- Faire un compte rendu de la réunion.
- Diffuser le compte rendu à tous les entraîneurs
En cas d’impossibilité de participer à une réunion, il est souhaitable que les entraîneurs absents fassent passer au responsable des réunions les informations qu’ils souhaitent communiquer lors de cette réunion (notamment leur position sur les différents points de l’ordre du jour).
III.1.2 - Planification générale des réunions entraîneurs sur l’année :
à Réunion de septembre : Finalisation de la définition des groupes d’entraînement et de leur organisation (validation des fiches de présentation des groupes) – Organisation du stage de la toussaint – Définition du calendrier des compétitions pour la période hivernale (octobre à mars) – Définition du calendrier des entraînements (EA à M) pour la 1ère partie de la saison suivante - Point sur la préparation et l’organisation des interclubs jeunes ( si participation du club).
à Réunion de janvier : Préparation du calendrier des compétitions pour la période estivale (objectifs de club, participation…) Point sur la préparation du stage de Pâques et du stage des jeunes. – 1er points sur les équipes interclubs seniors (présélection) – Définition du calendrier des entraînements pour les EA à M pour la 2e partie de la saison (mars à juin), et choix des dates de fin des entraînements. Point sur la participation au challenge Equip’Athlé. Définition des dates des séances d’essai pour les minimes 2
à Réunion de mars : Finalisation du calendrier des compétitions pour la période estivale (objectifs de club, participation…) et des différents stages et déplacements. Ebauche des équipes Interclubs pour envoi des convocations
à Réunion de juin : Bilan du stage de Pâques et choix du lieu (et des dates) de stage pour la saison suivante – Bilan de la saison pour chaque groupe - Planification de l’organisation des groupes d’entraînement pour la saison suivante (prévision). Choix de la date de reprise des entraînements pour la saison suivante. – 1ère version du calendrier des compétitions pour la 1ère partie de la saison suivante (objectifs de club, participation…). 1ère version du calendrier des entraînements (EA à M) pour la 1ère partie de la saison suivante - 1er point sur la préparation des interclubs jeunes et du challenge Equip’Athlé (décision sur la participation du club).
III.2 - Répartition des responsabilités :
Coordinateur général des entraîneurs à Hervé Colin Il est responsable de la liaison avec le comité directeur et de la coordination au sein de l’équipe des entraîneurs. Il veille à la bonne organisation et à la bonne marche des différents groupes d’entraînement. En cas de problème, c’est lui qui essaye de trouver une solution en accord avec le Président, et avec si besoin l’appui du Comité Directeur.
- Responsables entraîneurs adjoints :
- Chargé de la formation interne des entraîneurs : à Faire un planning des formations internes, le diffuser, organiser ces formations, et veiller à leur bon déroulement. Diffuser les informations relatives aux diverses actions de formation possibles.
- Chargé de la diffusion des convocations : Nicolas Rive et Hervé Colin à Veiller à la bonne diffusion des convocations. S’assurer que ces convocations soient photocopiées, et diffusées suffisamment à l’avance, et qu’elles soient bien mises dans la case de chaque groupe d’entraînement. Etablir un planning de la diffusion des convocations, pour respecter les délais de diffusion.
- Chargé des réunions entraîneurs : Hervé Colin (Cadets et +) et Nicolas Rive (Benjamins-Minimes)à Planifier les réunions entraîneurs, diffuser les convocations avec l’ordre du jour, animer la réunion, trouver un secrétaire, et diffuser le compte rendu après chaque réunion.
- Chargé des Jurys : André RULLIERE.
à Trouver, et proposer des jurys pour les compétitions qui le nécessitent.
- Chargé du planning des entraîneurs EA - PO : à Trouver un remplaçant pour chaque entraîneur qui fait savoir qu’il sera absent lors d’un entraînement. Remplir le "tableau de suivi du remplacement des entraîneurs".
- Chargé des stages de club : Hervé Colin à Recenser et proposer des dates et des lieux de stage possibles, en recherchant tous les éléments nécessaires pour comparer les propositions et choisir. Après décision en réunion, faire toutes les réservations (logement, installation, restauration, car...). Définir l’encadrement du stage. Faire en début de stage un mot d’accueil pour donner le cadre du stage, faire la convocation de ce stage. Faire le planning du stage.
Stage demi fond de la Toussaint (Minimes et plus):
Stage de Printemps (EA – P) :
Stage de Pâques (Cadets et plus): Hervé Colin
Stage d'août (Benjamins-Minimes) : Nicolas Rive et Hervé Colin
- Chargé des licences et mutations : Maguy GRANGE
Ce document d’organisation des entraînements et les compétitions au FAC, sera mis à jour, et validé par les entraîneurs et le comité directeur chaque année en début de saison (avant l’assemblée générale du club).
